Dokumentera rätt

Som ekologiskt certifierad är det viktigt att skriva ned vad du gör och att spara dokument som kan styrka att allt är i enlighet med reglerna. Då kan ditt kontrollorgan och länsstyrelsen följa upp att du gör rätt.

På den här sidan finns information om vilka dokumentationskrav som gäller för:

• växt- och svampodling samt för vildväxande produktion
• djurhållning på land
• biodling

Spara dokument!

Spara de dokument som styrker att du driver ditt företag i enlighet med reglerna. Det kan vara:

• följesedlar
• fakturor
• kvitton
• recept
• behandlingsjournaler från veterinären
• kartor eller ortofoton över din mark där olika skiften syns. Om du söker jordbrukarstöd kan du gärna använda den karta som finns i SAM Internet.
• ritningar över djurstallar, så att kontrollorganet kan se att du har tillräckligt med utrymme för dina djur.

Förvara dina dokument så att du lätt kan hitta dem.

Skriv ned vad du gör och när du gör det!

Oavsett om du har växtodling eller föder upp djur ska du skriva upp när du gör olika åtgärder. Många uppgifter måste du journalföra ändå, även om du inte hade haft ekologisk produktion. Om du har en bra dokumentation över din verksamhet har du också bra förutsättningar för att följa upp din produktion.

Det viktigaste är inte hur du dokumenterar, utan att du dokumenterar. Dokumentera så att kontrollorganet förstår vad du har gjort, när du har gjort det, på vilka skiften du har gjort det eller vilka djurgrupper eller bigårdar som är berörda. Kontrollorganen kan erbjuda mallar som hjälper dig att göra rätt.

Är ditt företag anslutet till ett annat kvalitetssäkringssystem kan du ofta utgå från den beskrivning av din verksamhet som du använder för det systemet. Om du ändrar något måste du meddela ditt kontrollorgan.

Dokumentationskrav för växt- och svampodlare och för vildväxande produktion

Som växt- eller svampodlare behöver du visa kontrollorganet
var du har din produktion och vad du gör. Under hela den tid du bedriver
ekologisk produktion måste du spara dokument och föra journal så att du kan
visa för kontrollorganet att du följer reglerna för ekologisk växt- eller
svampodling eller för vildväxande produktion.

Beskriv din verksamhet!

När du ansöker om att bli certifierad berättar ditt kontrollorgan vilka uppgifter de behöver. I varje fall behöver du ta fram denna information:

• En beskrivning av företagets alla produktionsenheter, även konventionella om du har sådana. Som produktionsenheter räknas till exempel skiften, betesmark, och lokaler för lagring, förpackning och beredning av insatsvaror eller produkter. Det ska finnas kartor över marken och situationsskisser eller ritningar över växthus, torkar, lager och andra byggnader som är viktiga för din produktion.
• En beskrivning över din verksamhet. Berätta vad du gör för att vara säker på att reglerna för ekologisk produktion följs. Skriv ned hur produktionen går till hos dig och vilka rutiner du har.
  
• Om du tar emot gödsel från en ekologisk djurgård ska du kunna visa upp ett spridningsavtal.
  
• Redovisa vad du gör för att minimera risken för att ämnen som inte är tillåtna i ekologisk biodling kommer in i din odling.
  

Växtodlingsplan och växtnäringsbalans är bra att ha

Som ekologisk odlare ska du sköta marken så att jordens bördighet och biologiska aktivitet bibehålls eller ökar. En genomtänkt fleråriga växtföljd är viktig för att uppnå det på en växtodlingsgård. Är du ansluten till KRAV ska du upprätta en växtnäringsbalans. Vi rekommenderar att även EU-ekologiska företag gör en växtnäringsbalans. Ta gärna hjälp av en rådgivare!

Du ska föra journal

Som växt- eller svampodlare ska du löpande skriva ned det som är relevant av följande uppgifter:

• Användning av gödselmedel: datum då du gödslade, typ och mängd av gödsel och vilka skiften som du har gödslat.
• Användning av växtskyddsmedel: anledning till att du använt preparatet, typ av preparat, behandlingsmetod.
• Inköp av insatsvaror: datum för inköp, typ av insatsvara och vilken mängd du har köpt in.
• Skörd: datum, typ av skördad gröda och vilken mängd du har skördat och om grödan är ekologisk eller odlad på mark som är under omställning.

Det är inte ett krav, men skriv gärna upp när du sår eller sätter ut plantor och när du plöjer, ogräsharvar och så vidare. Du kan ha användning för dessa noteringar om du vill utvärdera din odling.

Vildväxande produktion

Du som plockar bär, svamp eller samlar in vilda växter måste ha en fullständig beskrivning över de områden insamlingen sker i. Precis som för växt- och svampodlare ska du ha ritningar eller liknande över lagrings- och produktionslokaler och utrymmen där du bearbetar eller förpackar bären, svamparna eller växterna. Glöm inte att berätta för kontrollorganet om du börjar samla in växter från ett nytt område!

Du ska redovisa vilka åtgärder som du har gjort för att undersöka om de områden du samlar in från lämpar sig för ekologisk produktion. Du ska ta fram garantier för att områdena inte har behandlats med otillåtna medel under en treårsperiod före insamlandet. All den här dokumentationen måste du kunna visa för kontrollorganet.

Dokumentationskrav för djurhållning på land

Som djurhållare är du van vid att du måste föra stalljournal och du som har nötkreatur, grisar, får eller getter ska anmäla förflyttning av djur mellan olika produktionsplatser. Det är därför inte ett stort steg för dig att också dokumentera det du måste som ekologisk djurhållare.

Beskriv din verksamhet!

När du ansluter dig till kontroll ska du beskriva vad som ingår i ditt företags verksamhet och hur produktionen går till på ditt företag. Du ska kunna lämna följande information till ditt kontrollorgan:

• En beskrivning av företagets alla enheter, även konventionella om du har sådana, och den verksamhet du bedriver. Som enheter räknas till exempel rastgårdar, beten, djurstallar och lokaler för lagring, förpackning och beredning av insatsvaror eller produkter.
• En förteckning över vad du gör för att vara säker på att reglerna för ekologisk produktion följs. Beskriv till exempel flöden av djur, rengöringsrutiner av stallar och andra utrymmen, hantering av foder och transporter till och från gården. Redogör för din stallgödselanläggning och din plan för stallgödselspridning. Om du har spridningsavtal med ett annat företag redovisar du det. Skriv ned hur produktionen går till hos dig och de rutiner du har i djurskötseln. Jordbruksverket rekommenderar att du utformar beskrivningen så att alla dagens och årets rutiner för djurhållningen framgår. Då kan beskrivningen också fungera som en instruktion för eventuella avbytare.
• Vad du gör för att minimera risken för att ämnen som inte är tillåtna kommer in i din ekologiska produktion.

Journalföring för ekologisk djurhållning

För journal över din djurhållning. Journalen ska ge en fullständig beskrivning av hur du sköter din besättning. Det ska gå att utläsa nedanstående uppgifter ur journalen:

• När du sätter in djur ska du redovisa varifrån djuren kommer, när de sattes in i besättningen, om djuren genomgått omställning och i så fall datum för omställningstiden, djurens identitetsmärke och uppgifter om tidigare veterinärbehandling. Du som tar emot omärkta smågrisar för att föda upp till slakt måste försäkra dig om att de inte har fått någon läkemedelsbehandling.
• När djur lämnar gården ska du redovisa djurens ålder, antal, slaktvikt om djuren gått till slakt, identitetsmärken samt vart djuren ska skickas.
  Om du sparar slaktavräkningarna finns många av dessa uppgifter i dem och då behöver du inte skriva ned dem i journalen.
  
• När djur dör eller avlivas noterar du detta och anledningen till förlusten. Notera också förrymda eller saknade djur.
• Du ska när det gäller journalföring av foder och utfodring skriva upp vilken typ av foder du ger inklusive eventuella tillsatser och andel av olika råvaror i foderstaten. Förutom att spara faktura och leveranssedel eller båda för inköpt foder så är det också bra om du sparar broschyrer, etiketter och annat material som innehåller information om fodret.
• Redogör för vilka tidsperioder dina djur vistas utomhus. Har du flera betesområden med olika produktionsplatsnummer du växlar mellan skriver du när växling sker. Om du har uppbundna nötkreatur som du av olika skäl inte kan rasta bör du skriva upp anledningen till det. Du kan uppfylla kravet på rastning på flera sätt och det finns information om detta i Nationella riktlinjer för ekologisk produktion.
• Du ska journalföra alla behandlingar du gör, både förebyggande åtgärder som vaccinationer och behandling av sjuka djur. Följande ska vara med:
  - vilken dag behandling har skett
  - vilken typ av produkt djuret har fått till exempel homeopatika, avmaskningsmedel eller antibiotika
  - hur du har gett läkemedlet till exempel via foder, vatten eller injektion
  - i vilken dos läkemedlet har getts.
• När det gäller behandling av sjuka djur ska du också notera
  uppgifter om djurets diagnos. I journalföringen över sjuka djur ska det gå att utläsa vad veterinären har ordinerat när det gäller veterinärvård med intyg. Det ska också gå att utläsa karenstiden innan du kan sälja djuret, äggen eller mjölken som ekologisk. Notera de verksamma farmakologiska ämnena i läkemedlet. Jordbruksverket bedömer att du uppfyller dessa krav genom att spara praktikjournalen eller förrättningsunderlaget från veterinären. Om behandlingen innebär att djuret måste genomgå en ny omställningstid ska du notera även det. Det måste vara tydligt hur många behandlingar ett djur har fått under ett år.
  

Dokumentationskrav för ekologisk biodling

När du ansluter dig till kontroll ska du beskriva vad som ingår i ditt företags verksamhet och hur produktionen går till på ditt företag.

Beskriv din verksamhet!

När du beskriver din verksamhet ska du kunna lämna följande information till ditt kontrollorgan:

• En beskrivning av företagets alla enheter, även konventionella om du har sådana, och den verksamhet du bedriver. Som enheter räknas till exempel bikupor, bigårdar och lokaler för lagring, förpackning och beredning av insatsvaror eller produkter. Du ska lämna med en karta där du ritat in var dina bisamhällen är placerade. Du ska kunna visa för kontrollorganet att du placerat dina bikupor så att du uppfyller reglerna om bigårdars placering. Glöm inte att uppdatera informationen om bigårdars placering om det är så att du har pollinationsuppdrag.
• En förteckning över vad du gör för att vara säker på att reglerna för ekologisk biodling följs. Beskriv flyttning av samhällen, rengörings­rutiner för kupor och utrustning, hantering av vinterfoder och transporter till och från företaget. Skriv ned hur produktionen går till hos dig och de rutiner du har. Jordbruks­verket rekommenderar att du utformar beskrivningen så att årets rutiner för biodlingen framgår.
• Vad du gör för att minimera risken för att ämnen som inte är tillåtna i ekologisk biodling kommer in i din produktion.
  

Journalföring för biodling

Ha ett register över dina bigårdar och journalför vad som händer i bigårdarna och med honungen. Som minst ska det gå att utläsa följande uppgifter ur journalen:

• Identifikation av bisamhällen och uppgifter om placering av kupor och bigårdar. Notera flytt av bisamhällen i registret.
• Skriv upp vilken dag du utfodrar, vilka kupor du utfodrat och vilken typ och mängd foder du har gett. Om du köper in färdigt foder eller socker för att bereda vinterfoder, måste du spara kvitton, följesedlar eller liknande som visar att du har använt ekologiskt foder eller ekologiskt socker.
• För journal över skörd, förädling och lagring av biodlingsprodukter. Du ska skriva upp bortflyttning av skattlådor och skattning av honung. Du ska också se till att det går att spåra honungen tillbaka till ditt företag ovasett om du säljer den i större kärl eller i småburkar.
• De ekologiska reglerna ställer inte krav på att du ska journalföra varroabehandling med organiska syror eller genom att skära bort drönaryngel. Det finns dock andra regler som säger att du måste skriva upp när du behandlar med organiska syror eller andra biocider.
• Om du använder veterinärmedicinska läkemedel ska du skriva upp vilken typ av produkt bisamhället har behandlats med (även uppgift om verksamt farmakologiskt ämne), varför du har behandlat (diagnos), dosering, hur du har tillfört läkemedlet till bisamhället, behandlingstid och karenstid.

Berätta för ditt kontrollorgan om du behöver använda veterinärmedicinska läke­medel. Det påverkar din möjlighet att sälja ekologiska biodlings­produkter.